En bref : l’Order to Cash (O2C) couvre tout le cycle client, de la commande jusqu’à l’encaissement de la facture. Pour l’optimiser, on digitalise les tâches répétitives, on prévient le risque client avant de vendre et on pilote les paiements avec un outil dédié. Les étapes :
- réception de la commande ;
- vérification de la disponibilité ;
- préparation et livraison ;
- facturation ;
- suivi des paiements et relances.
L’Order to Cash (O2C)
Sommaire :
- La définition de l’Order to Cash :
- Les étapes de l’Order to Cash :
- L’optimisation de l’Order to Cash :
La définition de l’Order to Cash :
L’Order to Cash (O2C en français ou OTC en anglais) est un processus qui couvre l’ensemble du cycle client, depuis la commande d’un produit ou d’un service jusqu’au recouvrement de la facture.
L’objectif de l’Order to Cash est d’optimiser :
- Le processus de vente,
- De maximiser les revenus,
- De réduire les erreurs éventuelles,
- De minimiser les retards de paiement,
Les étapes de l’Order to Cash :
Le processus peut inclure plusieurs étapes :
- Réception de la commande : elle est généralement passée à l’aide un formulaire de paiement par le client. L’objectif est de tracker les statistiques de la page.
- La disponibilité des produits : il est important de vérifier que les produits demandés sont en stock et disponibles pour la livraison. L’objectif est d’éviter au maximum le mécontentement client à cause d’un approvisionnement retardé.
- Préparation de la livraison : une fois le produit acheté, le produit doit être envoyé à l’expéditeur. Il est nécessaire d’anticiper sa livraison et de trouver le meilleur process pour gagner du temps.
- La livraison de la commande : la commande est envoyée au client via un transporteur ou par un service de livraison interne. Le but de l’opération est de bénéficier du meilleur réseau de distribution possible.
- Facturation : la commande a été livrée, ou la prestation a été délivrée, une facture est générée et envoyée au client. L’objectif est de penser à moyen rapide et automatisé pour envoyer la facture.
- Suivi des paiements : l’entreprise cliente doit honorer sa facture avant l’échéance prévue. Il est important de suivre les paiements en relançant ses clients. Cela permet d’anticiper une procédure de recouvrement et cela permet une bonne gestion du risque client.
Ce processus varie d’une entreprise à l’autre en fonction des spécificités ainsi que des processus internes. Une entreprise de services aura un Order to Cash différent de celui d’une entreprise de produit.
Cependant, la facturation et le suivi des paiements restent prioritaires ces deux types d’entreprises.
L’optimisation de l’Order to Cash :
Optimiser l’Order to Cash, c’est améliorer le processus de vente. Mais c’est aussi maximiser les revenus de l’entreprise. Cette optimisation passe donc par quelques actions clés :
- La digitalisation. C’est la clé qui permet d’automatiser certaines tâches, comme l’envoient automatique des factures, les relances client, la vérification des stocks en temps réel. L’automatisation génère un gain de temps considérable et réduit le nombre d’erreurs.
- La prévention du risque client. C’est le point de départ de toutes bonnes relations clientes. Une prévention réalisée correctement vous évite de nombreuses mauvaises surprises. La trésorerie de l’entreprise, avec laquelle vous avez un accord commercial, est-elle saine ? Le profil payeur inspire-t-il confiance ?
- Le paiement et le recouvrement. C’est la dernière phase de l’O2C. Elle concentre souvent toutes les problématiques des entreprises (le credit management). Car cette phase ne repose pas sur vous, mais sur votre client.
En utilisant un logiciel de recouvrement :
- Vous accélérez la digitalisation de votre entreprise et suivez l’ensemble des opérations à l’aide d’un tableau de bord client.
- Vous anticipez les éventuels risques client grâce à un historique complet de vos relations commerciales.
- Vous automatisez l’encaissement de vos factures à l’aide d’un lien de paiement.
L’optimisation de votre O2C passe par l’utilisation de la plateforme SaaS ASTON AI Order to Cash.
Diffuser la culture Order to Cash dans l’entreprise
Faire adhérer toute l’entreprise au suivi du cash n’est pas toujours simple. Quatre pistes aident à y arriver :
- Partager une information claire : des tableaux de bord générés automatiquement (DSO, balance âgée, litiges) plutôt que des jours passés à produire des analyses. Chacun voit la performance à son niveau : filiale, agence, commercial ou portefeuille client.
- Automatiser les tâches à faible valeur : des scénarios de relance prédéfinis, par type de client, avec ou sans contrôle humain. L’équipe se concentre sur l’analyse et la prévention.
- Améliorer en continu : modifier soi-même un scénario ou un courrier de relance, en quelques clics, pour tester ce qui marche le mieux selon les portefeuilles.
- Laisser le client agir : un espace en ligne où il consulte ses factures et son relevé de compte, annonce une promesse de paiement ou signale un litige. Moins d’échanges inutiles pour vos équipes, plus de satisfaction pour vos clients.
Questions fréquentes sur l’Order to Cash
Qu’est-ce que l’Order to Cash ?
L’Order to Cash (O2C) couvre tout le cycle client, de la commande d’un produit ou d’un service jusqu’à l’encaissement de la facture.
Quelles sont les étapes de l’Order to Cash ?
La réception de la commande, la vérification de la disponibilité, la préparation et la livraison, la facturation, puis le suivi des paiements et les relances.
Comment optimiser son Order to Cash ?
En digitalisant les tâches répétitives (envoi des factures, relances), en prévenant le risque client avant de vendre et en pilotant le paiement et le recouvrement avec un logiciel dédié.
