Digitalisez votre processus Order-to-Cash avec Aston AI
Le cycle Order-to-Cash (OTC), de la commande à l’encaissement, est un levier clé de la performance financière. Il comprend plusieurs étapes critiques : devis, commande, livraison, facturation, relance, recouvrement et analyse des encaissements.
Une gestion inefficace de ce cycle entraîne rapidement des retards de paiement, des tensions de trésorerie, voire une détérioration de la relation client.
C’est pourquoi la digitalisation de l’OTC devient essentielle.
Grâce à sa plateforme SaaS, Aston AI automatise chaque étape du processus. Vous gagnez ainsi en réactivité, en visibilité et en maîtrise du cash.
En particulier, Aston AI transforme le poste client en un levier de performance durable :
Réduction significative du DSO
Amélioration de la prévisibilité des encaissements
Optimisation de l’expérience client B2B
En résumé, Aston AI s’adresse aux entreprises qui souhaitent :
Améliorer leur rentabilité,
Mieux piloter leur trésorerie,
Industrialiser leur recouvrement client.
Les étapes OTC gérées par Aston AI
1. Qualification client & devis intelligents
Le cycle Order-to-Cash (OTC), de la commande à l’encaissement, est un levier clé de la performance financière. Il regroupe toutes les étapes essentielles : devis, commande, livraison, facturation, relance, recouvrement et analyse des encaissements.
Une mauvaise gestion de ce cycle peut entraîner des retards de paiement, des tensions de trésorerie et une détérioration de la relation client.
C’est pourquoi la digitalisation de l’OTC devient aujourd’hui incontournable.
2. Contrôle commande & limite de crédit
Aston AI surveille automatiquement les seuils d’encours client, la présence de litiges non résolus, ou encore les promesses de paiement non tenues.
Si une situation à risque est détectée, la plateforme bloque la commande ou envoie une alerte immédiate.
Grâce à son moteur de règles, Aston AI prend en compte :
le plafond client,
la zone géographique,
le type de marché,
et les règles commerciales internes.
Des workflows de validation personnalisables permettent de traiter chaque cas :
la commande peut être suspendue, validée par le credit manager, ou soumise à l’avis du responsable commercial.
3. Livraison & traçabilité
Tous les documents liés à la livraison sont centralisés dans la plateforme Aston AI :
bons de livraison (BL),
preuves de réception signées,
réserves,
ou litiges logistiques.
Chaque échange est archivé automatiquement, assurant un accès rapide à l’information en cas de contestation client.
Cette traçabilité complète est essentielle pour défendre les échéances de paiement et sécuriser vos créances en cas de litige.
4. Facturation intelligente & conformité
Aston AI assure la centralisation de toutes les factures clients dans un environnement unique et sécurisé.
La plateforme vérifie automatiquement :
la présence des mentions légales obligatoires (CGV, taux de TVA, adresse, SIRET…),
la cohérence avec le devis initial,
et l’application correcte des devises selon la zone géographique du client.
Cette automatisation facilite la transition vers la facturation électronique obligatoire en 2026 (loi anti-fraude et e-invoicing).
5. Relance client automatisée
Relance intelligente & automatisée avec Aston AI :
Aston AI gère tout le cycle de relance client, de façon automatisée et contextuelle.
La plateforme adapte la fréquence, le canal (email, SMS, courrier…) et le ton en fonction du profil client, de son historique de paiement et de son score de risque.
Relance préventive : anticiper les retards
Dès J-5 avant échéance, des relances amicales sont envoyées par email, accompagnées d’un lien de paiement sécurisé.
Le comportement du client est analysé pour ajuster les relances automatiquement. On agit en amont, avant que le retard ne devienne un problème.
Relance curative : gérer le retard avec finesse
Après échéance, les relances suivent un scénario multi-canal personnalisé :
Email,
SMS,
Courrier simple,
ou LRE (Lettre Recommandée Électronique – AR24).
Si un client fait une promesse de paiement ou déclare un litige, le scénario se suspend automatiquement.
Toutes les actions sont tracées, datées et historisées dans la timeline client.
Exemple : un client historique reçoit un message plus souple, tandis qu’un client à risque reçoit un courrier recommandé électronique AR24.
Relance contentieuse : automatiser le passage au juridique
Si l’impayé persiste malgré les relances, le module Contentieux prend le relais :
Le dossier complet (factures, BL, échanges, relances) est transmis à votre huissier ou cabinet de recouvrement.
Le suivi juridique est disponible dans la plateforme.
Vous pouvez automatiser l’envoi d’une mise en demeure, avec ou sans recommandée électronique.
Intérêts de retard & indemnités : effet dissuasif immédiat
Le module Pénalités & Intérêts calcule automatiquement :
L’indemnité forfaitaire de 40 € (obligatoire selon la LME),
Les intérêts de retard, selon le taux défini dans vos CGV,
Et génère un relevé clair, joint aux dernières relances ou à la mise en demeure.
Résultat : une relance complète, légale et bien structurée incite fortement au paiement rapide.
6. Litiges & promesses de paiement
Sur Aston AI, le traitement des litiges et promesses de paiement est entièrement intégré à la plateforme.
Déclaration de litige en 1 clic :
Depuis la fiche facture, un litige peut être déclaré instantanément.
Le dossier est enrichi automatiquement :
- échanges avec le client,
- fichiers justificatifs (BL, mails, visuels…),
- intervenants internes assignés (ADV, commercial, compta…).
Cette centralisation facilite le suivi et la résolution rapide des blocages.
Suivi intelligent des promesses de paiement :
Les promesses clients sont :
- datées et valorisées,
- automatiquement intégrées au prévisionnel de trésorerie,
- et suivies jusqu’à l’échéance.
En fonction du respect ou non des engagements, le scoring client est ajusté dynamiquement.
7. Encaissements accélérés
Chaque relance envoyée par Aston AI intègre un lien de paiement sécurisé, directement cliquable par le client.
Celui-ci accède à un portail en ligne personnalisé, sans identifiants, où il peut :
consulter ses factures,
suivre ses litiges,
visualiser l’historique de relances,
et régler en un clic via la solution de paiement de votre choix.
Les paiements réalisés sont automatiquement rapprochés dans le suivi client, ce qui évite les erreurs de lettrage ou les doublons de relance.
Aston AI est compatible avec les principaux outils de paiement :
Stripe
GoCardless
PayZen
et d’autres passerelles standards (API ouverte).
Cas client :
Une entreprise B2B a réduit son DSO moyen de 10 jours
simplement en intégrant des liens de paiement dans ses emails de relance.
8. Reporting & pilotage en temps réel
Aston AI propose des tableaux de bord dynamiques entièrement configurables.
Ils permettent un suivi en temps réel du poste client, avec une vision à la fois opérationnelle et stratégique.
Indicateurs disponibles :
DSO global, par société, portefeuille ou client,
Balance âgée détaillée,
Litiges en cours,
Promesses de paiement actives,
Répartition des relances automatisées vs manuelles.
Fonction bonus :
Les rapports peuvent être envoyés automatiquement chaque semaine au DAF,
au format PDF ou Excel.
Une intégration avec Power BI ou d’autres outils internes est possible grâce à l’API ouverte.
9. Export & conformité internationale
Aston AI prend en charge les spécificités liées à l’export, afin de sécuriser vos transactions internationales dès l’émission du devis jusqu’à l’encaissement.
La plateforme gère automatiquement :
l’intégration des Incoterms (EXW, FOB, DDP…),
le contrôle pays à risque ou sous embargo,
la facturation en multidevise avec double affichage (devise locale + euro),
la centralisation des documents douaniers (certificats, attestations d’origine…),
et le paramétrage des CGV export spécifiques selon le pays ou la zone.
Avantage clé :
Vos ventes à l’international sont sécurisées, conformes aux règles douanières,
et parfaitement intégrées à votre processus OTC global.
Fonctionnalités clés en bref
- Scoring & segmentation dynamique
- Scénarios de relance personnalisés
- Gestion des litiges & promesses
- Modules Contentieux & Pénalités
- Portail client interactif
- Tableaux de bord personnalisables
- Connexion ERP & automatisation des imports
- Paiement en ligne et LRE intégrés
Les bénéfices Aston AI pour votre OTC
- Réduction moyenne du DSO : -25 %
- Hausse du cash collecté : +30 %
- Diminution des tâches manuelles : -80 %
- Amélioration de la relation client : +15 % de satisfaction
- Traitement des litiges : +50 % plus rapide
Pourquoi choisir Aston AI ?
- SaaS 100 % cloud, intuitif et sécurisé
- Modules intégrés : scoring, contentieux, relance, portail, paiement
- Compatible avec tous ERP : SAP, Sage, Divalto, Cegid, etc.
- Conforme RGPD & LRE 2026
- Application mobile pour relancer partout
- Support basé en France et accompagnement personnalisé
Aston AI transforme votre poste client en optimisant vos process Order To Cash
Découvrez les autres fiches pratiques Aston AI
Créée en 2011, ASTON AI, élue Fintech de l’année 2015, a révolutionné en dix ans le marché de gestion du poste clients en proposant une plateforme performante, simple, complète et innovante. Les plateformes d’ASTON AI bénéficient de 10 ans de développement technologique continu et d’un service de R&D interne au service digital.
