Aston AI :
Logiciels de gestion des litiges clients
Chaque entreprise confrontée à des retards de paiement sait qu’une grande partie des échecs de recouvrement découle d’un élément clé : les litiges clients non résolus.
Avec Aston AI, vous bénéficiez d’un module complet et collaboratif de gestion des litiges, intégré nativement dans votre plateforme de recouvrement.
Les fonctionnalités clés du module Litiges
1.Mise en litige instantanée d’une facture
Exclusion automatique des relances
Horodatage et workflow immédiat
2. Catégorisation personnalisable des litiges
Produit non conforme, erreur de facturation, retard de prestation…
Analyse statistique des causes récurrentes
3. Vous avez à votre disposition des scénarios automatiques pour les NDR litige et contentieux
Stoppe les relances inadaptées
Réintégration automatique une fois le litige résolu
4. Timeline centralisée
Traçabilité complète du traitement de chaque litige
5. Portail client interactif
Déclaration de litige par le client
Ajout de justificatifs, suivi en ligne, dialogue direct
6. Indicateurs intégrés dans vos KPIs
Montant en litige, délai moyen de résolution, taux de récurrence
Exemple concret : Un litige sur une facture de 8 200 €
Bénéfices concrets
Aston AI vs outils classiques
2. Workflow collaboratif multi-profils
Aston AI : chaque service (ADV, commercial, support) peut intervenir dans le litige, avec notifications et suivi partagé.
Outils classiques : chacun gère de son côté par mails ou fichiers Excel, ce qui entraîne une perte de temps et d’informations.
3.Timeline et historique du litige
Aston AI : toutes les actions (commentaires, documents, validations) sont centralisées dans une timeline.
Outils classiques : pas de traçabilité claire, l’historique se perd facilement.
4. Déclaration client via portail
5. Suivi dans les KPIs
Aston AI : possibilité de mesurer le nombre de litiges, les montants concernés et le délai moyen de résolution.
Outils classiques : aucune donnée consolidée, il est impossible de piloter efficacement la performance.
Tout savoir sur la gestion des litiges clients et son impact sur la performance financière
La gestion des litiges clients ou gestion des réclamations clients , résolution des litiges de facturation, traitement des litiges commerciaux sont des étape clé du cycle Order-to-Cash. Mal suivis ou mal documentés, les litiges peuvent ralentir les encaissements, impacter la trésorerie, augmenter le DSO (Days Sales Outstanding), et détériorer la relation client. Pour les entreprises, disposer d’un logiciel de gestion des litiges efficace et automatisé est devenu un véritable levier de performance.
Pourquoi les litiges clients freinent les encaissements ?
Un litige client est une contestation sur une facture ou une prestation : produit non conforme, erreur de prix, double facturation, oubli de remise contractuelle, etc. Chaque litige met en pause le processus de paiement et peut nécessiter plusieurs échanges pour être résolu. Sans outil structurant, ces situations sont souvent mal suivies, oubliées ou non tracées. En moyenne, un litige non résolu peut retarder l’encaissement de 30 à 60 jours supplémentaires, et engendrer une perte de confiance du client.
Un logiciel de gestion des litiges : quel intérêt ?
Un outil dédié comme Aston AI Cash Collection permet de :
- Centraliser tous les litiges dans une seule interface.
- Assigner automatiquement un gestionnaire pour le traitement.
- Suspension des relances automatisées sur les factures litigieuses.
- Créer des échéanciers ou promesses de paiement liées au litige.
- Historiser toutes les actions et échanges dans une timeline complète.
- Mettre à jour les prévisions de trésorerie en temps réel.
En digitalisant la gestion des litiges clients, les entreprises gagnent en réactivité, en traçabilité,
et réduisent les risques d’erreur ou de double traitement.
Quel impact sur le DSO et la trésorerie ?
Le DSO (délai moyen de paiement client) est souvent pénalisé par les litiges. En identifiant rapidement les causes récurrentes (problème de livraison, erreur de facturation…), une entreprise peut mettre en place des actions correctives en amont et améliorer durablement ses délais de règlement.
Des études montrent que les entreprises dotées d’un logiciel de recouvrement incluant un module litige peuvent réduire leur DSO de 5 à 15 jours.
Une gestion des litiges alignée avec la satisfaction client
Gérer les litiges, ce n’est pas seulement recouvrer plus vite : c’est aussi protéger la relation commerciale. En traitant rapidement les réclamations, en communiquant de manière proactive, et en apportant des solutions claires (échéancier, avoir, etc.), l’entreprise renforce la confiance avec son client. Un client bien écouté et bien accompagné dans la résolution d’un litige est plus fidèle et moins sensible aux actions concurrentes.
Dans Aston AI Cash Collection voici des exemples de procédures de gestion des litiges à suivre :
Comment déclarer un litige ?
Depuis la liste des pièces ouvertes de votre client, cochez la ou les pièce(s) pour laquelle/lesquelles vous
souhaitez déclarer un litige.
1. Cliquez sur le bouton « Modifier la sélection » qui devient accessible. Cela ouvre une fenêtre pop-up.
2. Dans cette fenêtre, sélectionnez dans la liste déroulante le niveau de relance « Litige (LTG) ».
3. Une ligne complémentaire s’affiche alors dans la fenêtre pop-up, vous permettant de préciser le motif du
litige.
4. Renseignez le motif du litige dans le champ prévu à cet effet.
5. Validez et sauvegardez la modification à l’aide du bouton prévu.
Comment personnaliser les motifs de litige ?
Contrairement aux logiciels de credit management standard du marché qui ne permettent pas de personnaliser les litiges, vous pouvez personnaliser vos catégories de litiges dans le logiciel de recouvrement Aston AI !
Le logiciel propose par défaut une qualification des litiges. Le plus : vous avez la possibilité de modifier les libellés existants ou d' ajouter de nouveaux motifs de litige via un menu dédié au paramétrage des motifs de litige et contentieux ! Pour cela, cliquer sur le bouton « Ajouter un motif de litige », renseigner le libellé souhaité qui sera affiché dans les différents écrans de la plateforme, puis valider l'opération. Vous pouvez également supprimer un motif de litige que vous ne souhaitez plus utiliser en utilisant l'icône corbeille.
Il est possible de paramétrer jusqu’à 50 motifs de litige ou de contentieux personnalisés.
- Lors de la suppression d’un motif, les pièces déclarées avec ce motif conserveront cette information jusqu’à modification ou clôture du litige ou contentieux.
- Il est possible de réactiver ce motif dans le menu de paramétrage.
Cette personnalisation permet d’adapter les motifs aux besoins spécifiques de votre entreprise et de les afficher dans les relevés de compte et dans l’alimentation des clips avec l’option «Communication » cochée pour le motif. Pour résumer, oui, vous pouvez personnaliser les motifs de litige dans l' application via le menu de paramétrage dédié, avec une gestion complète des ajouts, modifications et suppressions, impactant tous les utilisateurs de la plateforme.
Une plateforme compléte pour le recouvrement et le Credit Management
Aston AI Cash Collection est une plateforme SaaS Order-to-Cash qui regroupe tous les modules nécessaires pour optimiser la gestion du poste client : recouvrement des créances, gestion des litiges, Credit Management et amélioration du DSO.
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