FAQ: Accounts Receivable Management, Collections, Credit Management, Collections, and Electronic Invoicing

Le choix d’une PDP dépend de 3 critères :

La capacité à gérer tous les formats (Factur-X, UBL, CII),

La connexion avec le Portail Public de Facturation (PPF) et vos ERP,

La compatibilité avec votre outil de recouvrement.

L’outil de recouvrement Aston Cash Collection de Aston AI propose une approche multi-connecteurs permettant d’intégrer la PDP de votre choix.

Un logiciel de recouvrement doit être capable de :

Récupérer automatiquement les factures issues du PPF ou d’une PDP,

Mettre à jour l’état des paiements en temps réel,

Relier la facture au bon scénario de relance,

Assurer un reporting conforme (e-invoicing & e-reporting).

C’est cette intégration qui garantit une continuité complète entre facturation et cash collection.

C’est un dispositif légal prouvant la conformité d’une facture (origine, intégrité, lisibilité). Elle est essentielle pour valider les échanges entre systèmes.

1. Dépôt du fichier dans la plateforme
2. Mapping des colonnes (correspondance entre vos en-têtes et les champs attendus)
3. Validation des données

Résultat de l’import (avec alerte sur erreurs bloquantes ou non bloquantes)

Exemple : un email erroné n’empêche pas l’import du client, mais le champ ne sera pas renseigné dans la plateforme.

Depuis le menu « Import », choisissez le type de données, chargez le fichier modèle, mappez les colonnes, validez l’import. Un rapport d’erreurs vous est fourni.

Oui, l’alimentation de la plateforme peut se faire via import de fichiers, ou de façon automatisée via SFTP. Il est également possible de connecter l’outil à votre ERP pour un échange régulier de données (clients, pièces comptables, contacts). Tout fichier CSV, TXT ou Excel structuré selon les modèles fournis. Aucun connecteur direct n’est nécessaire, ce qui permet une intégration rapide et souple, quel que soit votre logiciel (Sage, Cegid, SAP, Quadratus, EBP, etc.).

Automatique (via SFTP) : chaque nuit ou selon une planification convenue.

Manuel : possible à tout moment depuis le menu « Import », réservé aux profils Administrateur ou Superviseur.

Clients : nom, adresse, code client, statut juridique, catégorie, etc.

Écritures comptables (factures, avoirs, règlements) : numéro de pièce, date d’échéance, solde, libellé…

Contacts : personne à relancer, email, téléphone, fonction…

Des fichiers modèles sont fournis pour faciliter la mise en forme :

Import_CLIENTS_type.xlsx | Import_ECRITURES_type.xlsx | Import_CONTACTS_type.xlsx

Code client manquant, format email invalide, écritures absentes, fichier renommé après le 1er import. Garder le même nom de fichier à chaque itération.

 Clients (identité, secteur, pays), Écritures (factures, avoirs, règlements), Contacts (nom, fonction, email, téléphone…).

L’ERE est un email avec valeur légale, équivalente à une lettre recommandée papier. Il permet de :

Formaliser vos mises en demeure

Prouver l’envoi, la réception et l’ouverture

Accélérer les délais, réduire les coûts (vs. papier)

Les ERE peuvent être utilisés dans vos scénarios de relance comme étape ultime avant transmission au contentieux.

Le DSO (Days Sales Outstanding) est le nombre moyen de jours nécessaires pour encaisser vos factures après émission. Pour le réduire, il est recommandé d’automatiser les relances et de mieux cibler les clients à risque. Vous pouvez aussi prioriser vos actions de recouvrement en fonction du scoring client.

Pour réduire son DSO (Days Sales Outstanding), il faut :

Digitaliser la facturation et les relances clients,

Définir des scénarios de relance personnalisés,

Mettre en place un suivi rigoureux des litiges et des promesses de paiement,

Utiliser un logiciel de recouvrement qui centralise toutes ces étapes comme Aston Cash Collection.

Une réduction de 5 à 10 jours de DSO peut représenter plusieurs centaines de milliers d’euros de trésorerie libérée.

Oui. Aston Cash Collection de Aston AI intègre un module de pénalités LME :

Calcul automatique des intérêts de retard selon la date d’échéance et le taux applicable

Ajout possible de l’indemnité forfaitaire de 40 €

Mention des pénalités dans les modèles de relance ou mises en demeure

Conforme à la loi LME (Loi de Modernisation de l’Économie), ce module permet de renforcer votre posture en cas de retards répétés.

C’est un tableau classant les créances selon leur ancienneté. Il permet de prioriser les relances, d’identifier les retards récurrents et de mieux gérer le risque client.

Le meilleur logiciel de recouvrement est celui qui permet à la fois d’automatiser les relances clients, de suivre le DSO en temps réel et de centraliser les litiges. Un bon outil doit aussi s’intégrer facilement avec votre ERP et vos solutions de facturation électronique. Aston Cash Collection se distingue par son approche SaaS intégrée : relance intelligente, connecteurs multi-ERP et pilotage complet du poste client.

Le DSO est le délai moyen réel d’encaissement. Le BPDSO (Best Possible DSO) représente le délai théorique si tous les clients payaient à l’échéance. L’écart entre les deux est un bon indicateur de performance.

Le recouvrement amiable consiste à relancer le client par e-mail, téléphone ou courrier pour obtenir un paiement sans passer par la justice.

Le recouvrement judiciaire, lui, implique une action légale (injonction de payer, huissier, avocat). Les entreprises privilégient toujours l’amiable, moins coûteux et plus rapide, et ne passent au judiciaire qu’en dernier recours.

Un credit manager suit en priorité :

Le DSO (délai moyen de paiement),

Le taux d’impayés,

Le montant des litiges ouverts,

La balance âgée clients,

Le taux de couverture assurance-crédit.

Un logiciel de recouvrement comme Aston Cash Collection permet de piloter ces KPI en temps réel.

Dans la fiche client, onglet « Contacts », vous pouvez ajouter plusieurs personnes, leurs rôles, canaux préférés (email, SMS) et gérer leur langue.

Depuis le menu « Portefeuilles », vous pouvez affecter un ou plusieurs clients à un utilisateur selon son rôle. L’affectation peut être manuelle ou dynamique (ex : tous les clients d’un pays).

Dans « Groupes Dynamiques », vous créez des règles (montant, pays, scoring…) qui affectent automatiquement les clients aux bons scénarios.

Vous pouvez créer des portefeuilles fixes ou dynamiques, filtrer par pays, scoring ou encours. Ils permettent d’afficher uniquement les clients concernés dans les to-do.

Le meilleur logiciel de recouvrement est celui qui permet à la fois d’automatiser les relances clients, de suivre le DSO en temps réel et de centraliser les litiges. Un bon outil doit aussi s’intégrer facilement avec votre ERP et vos solutions de facturation électronique. Aston Cash Collection se distingue par son approche SaaS intégrée : relance intelligente, connecteurs multi-ERP et pilotage complet du poste client.

Lorsqu’un client conteste une facture, vous pouvez la déclarer en litige :

Le statut est visible dans la balance âgée

L’action de relance est mise en pause automatiquement

Vous pouvez ajouter des commentaires, documents, ou planifier un échéancier de règlement

Suivi du statut du litige jusqu’à sa résolution

Des rapports dédiés vous permettent de suivre vos encours en litige, leur durée et leur évolution.

Via un scénario paramétré (date, canal, message), Aston Cash Collection envoie automatiquement les relances sans intervention manuelle.

Oui. Aston Cash Collection permet l’envoi par SMS, email recommandé électronique (ERE), courrier dématérialisé, etc.

Analyser le scoring, adapter les relances, proposer un plan d’apurement, ou activer le contentieux si besoin.

Si malgré les relances le client reste inactif, vous pouvez enregistrer un litige ou une promesse, envoyer une mise en demeure, transmettre à un cabinet de recouvrement, ou lancer une action judiciaire.

Communication personnalisée, ton professionnel, éviter les messages automatiques impersonnels, préserver la relation commerciale.

Segmentation client, personnalisation, relance multi-canal, anticipation de l’échéance, automatisation selon le profil de risque.

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Vous pouvez créer des scénarios personnalisés selon la typologie de client, leur risque, leur pays… et définir les étapes (email, SMS, courrier, ERE) avec leurs délais. L’automatisation est configurable jusqu’à 80%.

Oui. Grâce aux portefeuilles dynamiques, vous pouvez affecter des scénarios spécifiques selon la typologie, l’encours, le scoring, etc.

Oui. Grâce aux portefeuilles dynamiques, vous pouvez affecter des scénarios spécifiques selon la typologie, l’encours, le scoring, etc.

Oui, tous les modèles de courriers, emails ou SMS sont personnalisables. Vous pouvez utiliser des champs dynamiques (clips) pour insérer automatiquement le nom du client, le montant dû, la date d’échéance, etc. Vous pouvez également créer des modèles par langue ou par typologie client.

Oui. La plateforme propose un module de dématérialisation des courriers sortants avec un partenaire (La Poste pro). Vous pouvez :

Automatiser l’envoi de courriers recommandés ou simples

Suivre les accusés de réception

Gérer les retours NPAI ou les refus

Archiver les courriers et leurs statuts dans la plateforme

Vous n’avez plus besoin d’imprimer, plier, ni poster vos courriers en interne : tout est pris en charge.

Oui. Vous pouvez personnaliser manuellement les messages à tout moment, ou utiliser des modèles personnalisés selon la situation du client.

Il analyse les comportements passés et anticipe la probabilité de paiement à l’échéance, en tenant compte des données internes et historiques.

Les clients à faible score reçoivent des relances plus régulières et formelles (ex : ERE). Les bons payeurs sont traités avec des scénarios allégés.

C’est une note attribuée à chaque client en fonction de son comportement de paiement, ses retards, litiges, promesses, etc. Il permet de moduler les relances.

DSO client, nombre de litiges, montant d’encours, retards moyens, promesses non tenues, etc. La pondération est personnalisable dans le logiciel de recouvrement Aston CAsh Collection de Aston AI.

1. Dépôt du fichier dans la plateforme
2. Mapping des colonnes (correspondance entre vos en-têtes et les champs attendus)
3. Validation des données

Résultat de l’import (avec alerte sur erreurs bloquantes ou non bloquantes)

Exemple : un email erroné n’empêche pas l’import du client, mais le champ ne sera pas renseigné dans la plateforme.

Il analyse les comportements passés et anticipe la probabilité de paiement à l’échéance, en tenant compte des données internes et historiques.

Dans la fiche client ou sur une facture, vous pouvez cliquer sur « Déclarer un litige ». Cela suspend automatiquement les relances, ouvre un suivi, et permet de documenter l’échange ou d’ajouter un échéancier.

Depuis le menu « Import », choisissez le type de données, chargez le fichier modèle, mappez les colonnes, validez l’import. Un rapport d’erreurs vous est fourni.

Oui, grâce au module Email Reply, toutes les réponses envoyées par vos clients (à vos relances email) sont centralisées directement dans la plateforme, dans la fiche du client concerné ou dans la timeline de relance.

Cela vous évite de jongler entre votre messagerie et l’outil, et vous permet de garder l’historique complet des échanges. Vous pouvez aussi être notifié automatiquement lorsqu’un client répond à un email.

Les rapports sont dans le menu « Analyse » > « Rapports ». Vous y trouverez des indicateurs comme le DSO, le taux de litiges, les encaissements, etc. Vous pouvez les filtrer par période, portefeuille ou typologie client.

Elle est accessible depuis le tableau de bord ou via le menu « Analyse ». Vous pouvez l’afficher par portefeuille, date ou risque, et l’exporter si besoin.

Oui, l’alimentation de la plateforme peut se faire via import de fichiers, ou de façon automatisée via SFTP. Il est également possible de connecter l’outil à votre ERP pour un échange régulier de données (clients, pièces comptables, contacts). Tout fichier CSV, TXT ou Excel structuré selon les modèles fournis. Aucun connecteur direct n’est nécessaire, ce qui permet une intégration rapide et souple, quel que soit votre logiciel (Sage, Cegid, SAP, Quadratus, EBP, etc.).

Oui, tous les modèles de courriers, emails ou SMS sont personnalisables. Vous pouvez utiliser des champs dynamiques (clips) pour insérer automatiquement le nom du client, le montant dû, la date d’échéance, etc. Vous pouvez également créer des modèles par langue ou par typologie client.

Oui. Le tableau de bord est entièrement personnalisable selon vos priorités :

Sélection des indicateurs à afficher (DSO, encours à date, retards, etc.)

Choix entre vue opérationnelle (relances à faire) et vue financière (prévisions, retards moyens, KPIs)

Ajout de filtres dynamiques : par portefeuille, par niveau de risque, par typologie client…

Vous pouvez aussi créer des vues favorites par profil utilisateur (ex : superviseur, gestionnaire…).

Oui. Le rapport d’efficacité vous permet de mesurer les actions réalisées, les retours clients, le taux de promesses, les encaissements et le DSO associé.

Oui. Grâce au module “Dossier de Recouvrement Contentieux”, vous pouvez :

Créer un dossier complet à partir de la fiche client

Ajouter les pièces justificatives (factures, relances, promesses non tenues…)

Exporter automatiquement le dossier pour le transmettre à votre cabinet externe (huissier, avocat, société de recouvrement)

Cette fonction vous fait gagner du temps et vous permet de garder un suivi centralisé, même après transmission.

Automatique (via SFTP) : chaque nuit ou selon une planification convenue.

Manuel : possible à tout moment depuis le menu « Import », réservé aux profils Administrateur ou Superviseur.

Clients : nom, adresse, code client, statut juridique, catégorie, etc.

Écritures comptables (factures, avoirs, règlements) : numéro de pièce, date d’échéance, solde, libellé…

Contacts : personne à relancer, email, téléphone, fonction…

Des fichiers modèles sont fournis pour faciliter la mise en forme :

Import_CLIENTS_type.xlsx | Import_ECRITURES_type.xlsx | Import_CONTACTS_type.xlsx