Question 1

C’est quoi un Email Recommandé Électronique (ERE) ?

Aston · Accepted Answer

L’ERE est un email avec valeur légale, équivalente à une lettre recommandée papier. Il permet de :

Formaliser vos mises en demeure

Prouver l’envoi, la réception et l’ouverture

Accélérer les délais, réduire les coûts (vs. papier)

Les ERE peuvent être utilisés dans vos scénarios de relance comme étape ultime avant transmission au contentieux.

Question 2

Comment ajouter et gérer les contacts de relance pour chaque client ?

Aston · Accepted Answer

Dans la fiche client, onglet « Contacts », vous pouvez ajouter plusieurs personnes, leurs rôles, canaux préférés (email, SMS) et gérer leur langue.

Question 3

Comment assigner un portefeuille client à un collaborateur ?

Aston · Accepted Answer

Depuis le menu « Portefeuilles », vous pouvez affecter un ou plusieurs clients à un utilisateur selon son rôle. L’affectation peut être manuelle ou dynamique (ex : tous les clients d’un pays).

Question 4

Comment choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Aston · Accepted Answer

Le choix d’une PDP dépend de 3 critères :

La capacité à gérer tous les formats (Factur-X, UBL, CII),

La connexion avec le Portail Public de Facturation (PPF) et vos ERP,

La compatibilité avec votre outil de recouvrement.

L’outil de recouvrement Aston Cash Collection de Aston AI propose une approche multi-connecteurs permettant d’intégrer la PDP de votre choix.

Question 5

Comment créer et modifier des groupes dynamiques pour structurer mes relances ?

Aston · Accepted Answer

Dans « Groupes Dynamiques », vous créez des règles (montant, pays, scoring…) qui affectent automatiquement les clients aux bons scénarios.

Question 6

Comment fonctionne la gestion des litiges dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Lorsqu’un client conteste une facture, vous pouvez la déclarer en litige :

Le statut est visible dans la balance âgée

L’action de relance est mise en pause automatiquement

Vous pouvez ajouter des commentaires, documents, ou planifier un échéancier de règlement

Suivi du statut du litige jusqu’à sa résolution

Des rapports dédiés vous permettent de suivre vos encours en litige, leur durée et leur évolution.

Question 7

Comment fonctionne la relance automatique des factures ?

Aston · Accepted Answer

Via un scénario paramétré (date, canal, message), Aston Cash Collection envoie automatiquement les relances sans intervention manuelle.

Question 8

Comment fonctionne le premier import de données dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Dépôt du fichier dans la plateforme
Mapping des colonnes (correspondance entre vos en-têtes et les champs attendus)
Validation des données

Résultat de l’import (avec alerte sur erreurs bloquantes ou non bloquantes) Exemple : un email erroné n’empêche pas l’import du client, mais le champ ne sera pas renseigné dans la plateforme.

Question 9

Comment fonctionne le scoring prédictif dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Il analyse les comportements passés et anticipe la probabilité de paiement à l’échéance, en tenant compte des données internes et historiques.

Question 10

Comment gérer les litiges clients dans la plateforme ?

Aston · Accepted Answer

Dans la fiche client ou sur une facture, vous pouvez cliquer sur « Déclarer un litige ». Cela suspend automatiquement les relances, ouvre un suivi, et permet de documenter l’échange ou d’ajouter un échéancier.

Question 11

Comment importer mes données (clients, factures, contacts) dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Depuis le menu « Import », choisissez le type de données, chargez le fichier modèle, mappez les colonnes, validez l’import. Un rapport d’erreurs vous est fourni.

Question 12

Comment modifier les modèles de courriers et d’emails ?

Aston · Accepted Answer

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Question 13

Comment modifier les modèles de courriers et d’emails ?

Aston · Accepted Answer

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Question 14

Comment paramétrer et gérer les portefeuilles de gestion ?

Aston · Accepted Answer

Vous pouvez créer des portefeuilles fixes ou dynamiques, filtrer par pays, scoring ou encours. Ils permettent d’afficher uniquement les clients concernés dans les to-do.

Question 15

Comment paramétrer un scénario de relance dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Vous pouvez créer des scénarios personnalisés selon la typologie de client, leur risque, leur pays… et définir les étapes (email, SMS, courrier, ERE) avec leurs délais. L’automatisation est configurable jusqu’à 80%.

Question 16

Comment puis-je réduire mon DSO ?

Aston · Accepted Answer

Le DSO (Days Sales Outstanding) est le nombre moyen de jours nécessaires pour encaisser vos factures après émission. Pour le réduire, il est recommandé d’automatiser les relances et de mieux cibler les clients à risque. Vous pouvez aussi prioriser vos actions de recouvrement en fonction du scoring client.

Question 17

Comment réduire efficacement son DSO ?

Aston · Accepted Answer

Pour réduire son DSO (Days Sales Outstanding), il faut :

Digitaliser la facturation et les relances clients,

Définir des scénarios de relance personnalisés,

Mettre en place un suivi rigoureux des litiges et des promesses de paiement,

Utiliser un logiciel de recouvrement qui centralise toutes ces étapes comme Aston Cash Collection.

Une réduction de 5 à 10 jours de DSO peut représenter plusieurs centaines de milliers d’euros de trésorerie libérée.

Question 18

Comment un logiciel de recouvrement s’intègre-t-il avec la facturation électronique ?

Aston · Accepted Answer

Un logiciel de recouvrement doit être capable de :

Récupérer automatiquement les factures issues du PPF ou d’une PDP,

Mettre à jour l’état des paiements en temps réel,

Relier la facture au bon scénario de relance,

Assurer un reporting conforme (e-invoicing & e-reporting).

C’est cette intégration qui garantit une continuité complète entre facturation et cash collection.

Question 19

Comment utiliser le scoring pour moduler les actions ?

Aston · Accepted Answer

Les clients à faible score reçoivent des relances plus régulières et formelles (ex : ERE). Les bons payeurs sont traités avec des scénarios allégés.

Question 20

Est-ce que je peux appliquer des pénalités de retard selon la loi LME ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Aston Cash Collection de Aston AI intègre un module de pénalités LME :

Calcul automatique des intérêts de retard selon la date d’échéance et le taux applicable

Ajout possible de l’indemnité forfaitaire de 40 €

Mention des pénalités dans les modèles de relance ou mises en demeure

Conforme à la loi LME (Loi de Modernisation de l’Économie), ce module permet de renforcer votre posture en cas de retards répétés.

Question 21

Est-ce que je peux envoyer des relances par SMS ou email recommandé ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Aston Cash Collection permet l’envoi par SMS, email recommandé électronique (ERE), courrier dématérialisé, etc.

Question 22

Est-ce que je peux personnaliser les scénarios selon les typologies clients ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Grâce aux portefeuilles dynamiques, vous pouvez affecter des scénarios spécifiques selon la typologie, l’encours, le scoring, etc.

Question 23

Est-ce que je peux personnaliser les scénarios selon les typologies clients ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Grâce aux portefeuilles dynamiques, vous pouvez affecter des scénarios spécifiques selon la typologie, l’encours, le scoring, etc.

Question 24

Est-ce que les réponses aux relances par email sont visibles dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Oui, grâce au module Email Reply, toutes les réponses envoyées par vos clients (à vos relances email) sont centralisées directement dans la plateforme, dans la fiche du client concerné ou dans la timeline de relance.

Cela vous évite de jongler entre votre messagerie et l’outil, et vous permet de garder l’historique complet des échanges. Vous pouvez aussi être notifié automatiquement lorsqu’un client répond à un email.

Question 25

Où puis-je consulter mes rapports dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Les rapports sont dans le menu « Analyse » > « Rapports ». Vous y trouverez des indicateurs comme le DSO, le taux de litiges, les encaissements, etc. Vous pouvez les filtrer par période, portefeuille ou typologie client.

Question 26

Où se trouve ma balance âgée dans la plateforme ?

Aston · Accepted Answer

Elle est accessible depuis le tableau de bord ou via le menu « Analyse ». Vous pouvez l’afficher par portefeuille, date ou risque, et l’exporter si besoin.

Question 27

Peut-on connecter Aston Cash Collection à notre ERP ou CRM ?

Aston · Accepted Answer

Oui, l’alimentation de la plateforme peut se faire via import de fichiers, ou de façon automatisée via SFTP. Il est également possible de connecter l’outil à votre ERP pour un échange régulier de données (clients, pièces comptables, contacts). Tout fichier CSV, TXT ou Excel structuré selon les modèles fournis. Aucun connecteur direct n’est nécessaire, ce qui permet une intégration rapide et souple, quel que soit votre logiciel (Sage, Cegid, SAP, Quadratus, EBP, etc.).

Question 28

Peut-on personnaliser les modèles de relance dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Oui, tous les modèles de courriers, emails ou SMS sont personnalisables. Vous pouvez utiliser des champs dynamiques (clips) pour insérer automatiquement le nom du client, le montant dû, la date d’échéance, etc. Vous pouvez également créer des modèles par langue ou par typologie client.

Question 29

Puis-je envoyer des courriers de relance dématérialisés avec Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Oui. La plateforme propose un module de dématérialisation des courriers sortants avec un partenaire (La Poste pro). Vous pouvez :

Automatiser l’envoi de courriers recommandés ou simples

Suivre les accusés de réception

Gérer les retours NPAI ou les refus

Archiver les courriers et leurs statuts dans la plateforme

Vous n’avez plus besoin d’imprimer, plier, ni poster vos courriers en interne : tout est pris en charge.

Question 30

Puis-je personnaliser les messages envoyés à mes clients ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Vous pouvez personnaliser manuellement les messages à tout moment, ou utiliser des modèles personnalisés selon la situation du client.

Question 31

Puis-je personnaliser mon tableau de bord dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Le tableau de bord est entièrement personnalisable selon vos priorités :

Sélection des indicateurs à afficher (DSO, encours à date, retards, etc.)

Choix entre vue opérationnelle (relances à faire) et vue financière (prévisions, retards moyens, KPIs)

Ajout de filtres dynamiques : par portefeuille, par niveau de risque, par typologie client…

Vous pouvez aussi créer des vues favorites par profil utilisateur (ex : superviseur, gestionnaire…).

Question 32

Puis-je suivre les performances de mes relances ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Le rapport d’efficacité vous permet de mesurer les actions réalisées, les retours clients, le taux de promesses, les encaissements et le DSO associé.

Question 33

Puis-je transmettre un dossier à mon cabinet de recouvrement depuis la plateforme ?

Aston · Accepted Answer

Oui. Grâce au module “Dossier de Recouvrement Contentieux”, vous pouvez :

Créer un dossier complet à partir de la fiche client

Ajouter les pièces justificatives (factures, relances, promesses non tenues…)

Exporter automatiquement le dossier pour le transmettre à votre cabinet externe (huissier, avocat, société de recouvrement)

Cette fonction vous fait gagner du temps et vous permet de garder un suivi centralisé, même après transmission.

Question 34

Qu’est-ce qu’une balance âgée et comment l’exploiter ?

Aston · Accepted Answer

C’est un tableau classant les créances selon leur ancienneté. Il permet de prioriser les relances, d’identifier les retards récurrents et de mieux gérer le risque client.

Question 35

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

Aston · Accepted Answer

C’est un dispositif légal prouvant la conformité d’une facture (origine, intégrité, lisibilité). Elle est essentielle pour valider les échanges entre systèmes.

Question 36

Qu’est-ce que le scoring client et pourquoi est-ce utile ?

Aston · Accepted Answer

C’est une note attribuée à chaque client en fonction de son comportement de paiement, ses retards, litiges, promesses, etc. Il permet de moduler les relances.

Question 37

Que faire avec un client qui paye toujours en retard ?

Aston · Accepted Answer

Analyser le scoring, adapter les relances, proposer un plan d’apurement, ou activer le contentieux si besoin.

Question 38

Que faire si un client ne paie pas malgré plusieurs relances ?

Aston · Accepted Answer

Si malgré les relances le client reste inactif, vous pouvez enregistrer un litige ou une promesse, envoyer une mise en demeure, transmettre à un cabinet de recouvrement, ou lancer une action judiciaire.

Question 39

Quel est le meilleur logiciel de recouvrement ?

Aston · Accepted Answer

Le meilleur logiciel de recouvrement est celui qui permet à la fois d’automatiser les relances clients, de suivre le DSO en temps réel et de centraliser les litiges. Un bon outil doit aussi s’intégrer facilement avec votre ERP et vos solutions de facturation électronique. Aston Cash Collection se distingue par son approche SaaS intégrée : relance intelligente, connecteurs multi-ERP et pilotage complet du poste client.

Question 40

Quelle est la différence entre DSO et BPDSO ?

Aston · Accepted Answer

Le DSO est le délai moyen réel d’encaissement. Le BPDSO (Best Possible DSO) représente le délai théorique si tous les clients payaient à l’échéance. L'écart entre les deux est un bon indicateur de performance.

Question 41

Quelle est la différence entre recouvrement amiable et recouvrement judiciaire ?

Aston · Accepted Answer

Le recouvrement amiable consiste à relancer le client par e-mail, téléphone ou courrier pour obtenir un paiement sans passer par la justice.

Le recouvrement judiciaire, lui, implique une action légale (injonction de payer, huissier, avocat). Les entreprises privilégient toujours l’amiable, moins coûteux et plus rapide, et ne passent au judiciaire qu’en dernier recours.

Question 42

Quelle est la fréquence d’import ?

Aston · Accepted Answer

Automatique (via SFTP) : chaque nuit ou selon une planification convenue. Manuel : possible à tout moment depuis le menu « Import », réservé aux profils Administrateur ou Superviseur.

Question 43

Quelles données peuvent être importées ?

Aston · Accepted Answer

Clients : nom, adresse, code client, statut juridique, catégorie, etc.

Écritures comptables (factures, avoirs, règlements) : numéro de pièce, date d’échéance, solde, libellé…

Contacts : personne à relancer, email, téléphone, fonction…

Des fichiers modèles sont fournis pour faciliter la mise en forme :

Import_CLIENTS_type.xlsx | Import_ECRITURES_type.xlsx | Import_CONTACTS_type.xlsx

Question 44

Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter ?

Aston · Accepted Answer

Code client manquant, format email invalide, écritures absentes, fichier renommé après le 1er import. Garder le même nom de fichier à chaque itération.

Question 45

Quelles sont les meilleures pratiques pour relancer un client VIP ?

Aston · Accepted Answer

Communication personnalisée, ton professionnel, éviter les messages automatiques impersonnels, préserver la relation commerciale.

Question 46

Quelles sont les meilleures stratégies de relance ?

Aston · Accepted Answer

Segmentation client, personnalisation, relance multi-canal, anticipation de l’échéance, automatisation selon le profil de risque.

Question 47

Quels fichiers peuvent être importés dans ACC ?

Aston · Accepted Answer

Clients (identité, secteur, pays), Écritures (factures, avoirs, règlements), Contacts (nom, fonction, email, téléphone…).

Question 48

Quels sont les critères de pondération dans le scoring client ?

Aston · Accepted Answer

DSO client, nombre de litiges, montant d’encours, retards moyens, promesses non tenues, etc. La pondération est personnalisable dans le logiciel de recouvrement Aston CAsh Collection de Aston AI.

Question 49

Quels sont les indicateurs clés du Credit Management ?

Aston · Accepted Answer

Un credit manager suit en priorité :

Le DSO (délai moyen de paiement),

Le taux d’impayés,

Le montant des litiges ouverts,

La balance âgée clients,

Le taux de couverture assurance-crédit.

Un logiciel de recouvrement comme Aston Cash Collection permet de piloter ces KPI en temps réel.

Question 50

C’est quoi un Email Recommandé Électronique (ERE) ?

Aston · Accepted Answer

L’ERE est un email avec valeur légale, équivalente à une lettre recommandée papier. Il permet de :

Formaliser vos mises en demeure

Prouver l’envoi, la réception et l’ouverture

Accélérer les délais, réduire les coûts (vs. papier)

Les ERE peuvent être utilisés dans vos scénarios de relance comme étape ultime avant transmission au contentieux.

Question 51

Comment ajouter et gérer les contacts de relance pour chaque client ?

Aston · Accepted Answer

Dans la fiche client, onglet « Contacts », vous pouvez ajouter plusieurs personnes, leurs rôles, canaux préférés (email, SMS) et gérer leur langue.

Question 52

Comment assigner un portefeuille client à un collaborateur ?

Aston · Accepted Answer

Depuis le menu « Portefeuilles », vous pouvez affecter un ou plusieurs clients à un utilisateur selon son rôle. L’affectation peut être manuelle ou dynamique (ex : tous les clients d’un pays).

Question 53

Comment choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Aston · Accepted Answer

Le choix d’une PDP dépend de 3 critères :

La capacité à gérer tous les formats (Factur-X, UBL, CII),

La connexion avec le Portail Public de Facturation (PPF) et vos ERP,

La compatibilité avec votre outil de recouvrement.

L’outil de recouvrement Aston Cash Collection de Aston AI propose une approche multi-connecteurs permettant d’intégrer la PDP de votre choix.

Question 54

Comment créer et modifier des groupes dynamiques pour structurer mes relances ?

Aston · Accepted Answer

Dans « Groupes Dynamiques », vous créez des règles (montant, pays, scoring…) qui affectent automatiquement les clients aux bons scénarios.

Question 55

Comment fonctionne la gestion des litiges dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Lorsqu’un client conteste une facture, vous pouvez la déclarer en litige :

Le statut est visible dans la balance âgée

L’action de relance est mise en pause automatiquement

Vous pouvez ajouter des commentaires, documents, ou planifier un échéancier de règlement

Suivi du statut du litige jusqu’à sa résolution

Des rapports dédiés vous permettent de suivre vos encours en litige, leur durée et leur évolution.

Question 56

Comment fonctionne la relance automatique des factures ?

Aston · Accepted Answer

Via un scénario paramétré (date, canal, message), Aston Cash Collection envoie automatiquement les relances sans intervention manuelle.

Question 57

Comment fonctionne le premier import de données dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Dépôt du fichier dans la plateforme
Mapping des colonnes (correspondance entre vos en-têtes et les champs attendus)
Validation des données

Résultat de l’import (avec alerte sur erreurs bloquantes ou non bloquantes) Exemple : un email erroné n’empêche pas l’import du client, mais le champ ne sera pas renseigné dans la plateforme.

Question 58

Comment fonctionne le scoring prédictif dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Il analyse les comportements passés et anticipe la probabilité de paiement à l’échéance, en tenant compte des données internes et historiques.

Question 59

Comment gérer les litiges clients dans la plateforme ?

Aston · Accepted Answer

Dans la fiche client ou sur une facture, vous pouvez cliquer sur « Déclarer un litige ». Cela suspend automatiquement les relances, ouvre un suivi, et permet de documenter l’échange ou d’ajouter un échéancier.

Question 60

Comment importer mes données (clients, factures, contacts) dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Depuis le menu « Import », choisissez le type de données, chargez le fichier modèle, mappez les colonnes, validez l’import. Un rapport d’erreurs vous est fourni.

Question 61

Comment modifier les modèles de courriers et d’emails ?

Aston · Accepted Answer

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Question 62

Comment modifier les modèles de courriers et d’emails ?

Aston · Accepted Answer

Rendez-vous dans le menu « Modèles », sélectionnez celui à modifier, puis appliquez vos changements. Vous pouvez prévisualiser et tester chaque modèle.

Question 63

Comment paramétrer et gérer les portefeuilles de gestion ?

Aston · Accepted Answer

Vous pouvez créer des portefeuilles fixes ou dynamiques, filtrer par pays, scoring ou encours. Ils permettent d’afficher uniquement les clients concernés dans les to-do.

Question 64

Comment paramétrer un scénario de relance dans Aston Cash Collection ?

Aston · Accepted Answer

Vous pouvez créer des scénarios personnalisés selon la typologie de client, leur risque, leur pays… et définir les étapes (email, SMS, courrier, ERE) avec leurs délais. L’automatisation est configurable jusqu’à 80%.

FAQ : Gestion du poste client, Recouvrement, Credit Management Recouvrement et facturation électronique

Pourquoi une FAQ sur le poste clients ?

Comment utiliser cette FAQ ?

Une FAQ pour la facturation électronique 2026

Une FAQ dédiée au recouvrement et au credit management

Pourquoi faut-il automatiser la gestion des litiges clients ?

Qu’est-ce qu’un litige client dans la gestion des créances ?

Quel est l’impact des litiges clients sur le DSO ?

Quel logiciel utiliser pour gérer les litiges clients ?

Comment mesurer la performance de traitement des litiges ?

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