FAQ ASTON AI

Cas d’usage

Votre entreprise cherche à optimiser la gestion du recouvrement de ses créances et à améliorer sa trésorerie. La solution ASTON AI Cash Collection est conçue pour répondre à ces besoins grâce à une plateforme innovante et complète couvrant tout le processus “Order to Cash”.

 

Présentation de la Solution

ASTON AI Cash Collection est une plateforme logicielle robuste qui accompagne votre entreprise dans sa politique de structuration, de pilotage et d’optimisation du poste clients. Elle inclut :

• Cash Collection
• Gestion des litiges
• Reporting et tableaux de bords (KPI, DSO)
• Suivi des équipes

 

Avantages Clés

1. Couverture Complète du Processus Order to Cash :
   • De la commande à l’encaissement, notre solution couvre intégralement le processus de relance et recouvrement .
2. Technologies Modernes :
   • Utilisation des technologies SaaS, Cloud et BI pour une connexion, un stockage et une analyse optimisés des informations financières clients .
3. Facilité d’Utilisation :
   • Logiciel web utilisable immédiatement sans installation ni développements informatiques complexes .

 

Fonctionnalités Principales

1. Automatisation des Stratégies de Relance :
   • Scénarios personnalisables pour pré-relance, relance, recouvrement et contentieux
   • Moyens variés (téléphone, mail, courrier simple ou recommandé)
   • Modèles personnalisés pour mails et courriers .
2. Suivi en Temps Réel :
   • Tableaux de bord par profil (direction, comptabilité, commerciaux)
   • Reporting par mail avec alertes et notifications .
3. Résultats Financiers Immédiats :
   • 50% d’augmentation du cash par réduction des sommes dues
   • 80% des actions automatisées
   • Réduction du DSO de 5 jours en moyenne
   • Moins de temps consacré aux tâches administratives

4. Accompagnement & Support Expert :

Nos équipes dédiées vous assistent lors de la mise en place ainsi que durant l’utilisation quotidienne afin d’assurer une adoption optimale.

ASTON AI Cash Collection est non seulement un outil puissant et intuitif mais également parfaitement adapté aux spécificités de vos activités. Grâce à cette solution globale, votre entreprise pourra réduire significativement les délais de paiement et augmenter sa trésorerie rapidement.

 

Fonctionnalités plus détaillées

1. Vue synthétique du poste clients

• Informations clés en une page : Suivi des encours, des litiges et contentieux, Balance âgée, Top clients, To do List.
• Tableaux de bord dynamiques : Personnalisables (ex. : tranches de votre Balance âgée) et exportables au format Excel.
• Automatisation des tâches prioritaires : Jusqu’à 80% de tâches automatisables pour un traitement efficace .

2. Tableaux de bord

• Suivi en temps réel : Évolution des factures clients.
• Top 10 encours clients : Par facturation ou par retard.
• Agenda to do list des actions : Planification et gestion proactive.
• Scoring et gestion des risques d’impayés.
• Consolidation financière : DSO, Balance âgée, prévisionnel de trésorerie .

3. Portail débiteurs

• Permet à vos clients :
  • De consulter leur état de compte en direct,
  • De télécharger leurs factures,
  • De contacter vos équipes,
  • D’effectuer un paiement immédiat .

4. Fiche client synthétique

• Accès à la position de compte à date et aux indicateurs clés (DSO, scoring).
• Visualisation et ajout de multiples contacts client.
• Zone de texte collaborative pour échanger des informations importantes entre collaborateurs .

5. Actions prioritaires personnalisables

• Création d’actions (Mails, Courriers, SMS, Téléphone) selon le statut choisi (Standard, Litige, Contentieux).
• Workflows collaboratifs pour planifier les actions dans le temps avec commentaires et pièces jointes nécessaires.
• Affectation spécifique à un agent avec notifications aux collaborateurs concernés .

6. Données complémentaires

• Intégration d’éléments propres à votre organisation via import automatique ou saisie directe dans l’interface.
• Exploitation dans diverses fonctionnalités comme la recherche avancée ou les tableaux de bord .

7. Outil personnalisable

• Paramétrage selon votre organisation :
  • Modèles de courrier/mails/SMS,
  • Scénarios,
  • Groupes de relance,
  • Indicateurs/motifs de litige/contentieux,
  • Génération de rapports,
  • Centre de notifications,
  • Connexion aux principaux acteurs financiers .

 

8. Gestion des litiges 

• Personnalisation et catégorisation : Vous pouvez créer et personnaliser vos propres qualificatifs de litiges/contentieux afin d’adapter la plateforme à votre organisation .
• Gestion des actions prioritaires : La liste des opérations inclut des relances standard, des litiges et des contentieux, que vous pouvez gérer via une to-do list avec des options pour le traitement automatique ou manuel .
• Déclaration et suivi : Vous pouvez déclarer un litige directement dans le système, qui ajustera automatiquement les relances en fonction de cette déclaration .

Ces fonctionnalités permettent une gestion efficace et personnalisée des litiges au sein de votre organisation.

 

9. Gestion des échéanciers de paiements et des promesses de réglements

• Déclaration d’un paiement attendu : Vous pouvez déclarer un paiement attendu ou créer un échéancier de paiement directement dans le système. Cette fonctionnalité permet de planifier les paiements à venir et de suivre leur progression .
• Adaptation automatique des relances : Le système adapte automatiquement les relances en fonction des interactions, telles que la déclaration d’un échéancier ou d’une promesse de paiement. Cela assure une communication cohérente et adaptée avec vos clients en fonction des engagements pris .

Ces fonctionnalités permettent une gestion flexible et proactive des paiements attendus, améliorant ainsi le suivi et la communication avec vos clients.

 

10. Tableaux de bord

• Disponibles sur la plateforme ASTON AI Cash Collection ils sont variés et fournissent des informations clés pour la gestion efficace de la trésorerie et des comptes clients.

• Évolution des factures clients en temps réel : Suivez l’évolution de vos factures clients en temps réel .
• Top 10 des encours clients : Visualisez les 10 principaux encours clients, classés par facturation ou par retard .
• Agenda To Do List des actions : Planifiez et suivez les actions à réaliser grâce à une liste de tâches intégrée .
• Limitation des risques d’impayés : Utilisez le scoring pour évaluer et limiter les risques d’impayés .
• Gestion des litiges : Suivez et gérez les litiges directement depuis le tableau de bord .
• DSO, Balance âgée, Consolidation : Accédez à des indicateurs tels que le DSO (Days Sales Outstanding), la balance âgée, et la consolidation financière .
• Prévisionnel de trésorerie : Anticipez votre trésorerie grâce aux prévisions détaillées basées sur les habitudes de paiement de vos clients .
• Suivi des équipes : Optimisez vos processus et managez vos équipes avec un suivi spécifique (encours relancé selon le niveau de relance, typologie d’action, degré d’automatisation) .
• Partage d’information avec les commerciaux : Facilitez la communication interne en partageant les informations clés avec vos équipes commerciales .
• Alertes, notifications, reporting : Restez informé grâce aux alertes personnalisables et aux rapports générés automatiquement .
• Tableaux dynamiques et exportables Excel : Chaque client dispose de tableaux dynamiques pouvant être explorés en profondeur (drill down) et exportés au format Excel pour une analyse plus poussée [77-f623-dynamic-drilldown-exportable].

Ces tableaux permettent une vue complète et personnalisable de tous les aspects financiers liés à la gestion des créances clients, facilitant ainsi la prise de décision rapide et éclairée.

 

10. Scoring

Le scoring dans ASTON AI Cash Collection permet de suivre différents indicateurs clés pour évaluer le risque client et optimiser la gestion de la trésorerie.

Ces indicateurs permettent notamment :

• D’obtenir une vision 360° du chiffre d’affaires.
• De réaliser un prévisionnel de trésorerie plus précis basé sur les habitudes de paiement des clients.

 

11. Timeline de Relance

La timeline historique dans ASTON AI Cash Collection offre plusieurs fonctionnalités essentielles pour le suivi et la gestion des relances :

• Historique des dossiers : Permet de retrouver l’historique complet des actions traitées sur chaque client.
• Suivi des actions : Les utilisateurs peuvent suivre toutes les actions effectuées sur un dossier client, facilitant ainsi la collaboration au sein des équipes .

En outre, il est possible de personnaliser les notifications et d’utiliser un portail clients où ces derniers peuvent consulter leurs factures et effectuer directement leurs paiements par carte bancaire, virement ou prélèvement .

 

12. Portail client

Il offre plusieurs fonctionnalités clés pour améliorer la gestion des comptes clients et optimiser les délais de paiement. Voici un aperçu détaillé :

• Consultation en direct : Les clients peuvent consulter en temps réel l’état de leur compte, ce qui facilite le suivi des paiements et des factures .
• Téléchargement des factures : Les utilisateurs ont la possibilité de télécharger leurs factures directement depuis le portail, ce qui simplifie le processus administratif et réduit les délais de traitement .
• Contact avec les équipes : Le portail permet aux clients de contacter facilement vos équipes pour toute question ou clarification, améliorant ainsi la communication et la satisfaction client .
• Paiement immédiat : Une fonctionnalité essentielle du portail est la possibilité pour les clients d’effectuer un paiement immédiat, ce qui contribue à réduire significativement les délais de paiement et à préserver une bonne relation client .

En résumé, le portail client d’ASTON AI Cash Collection est conçu pour offrir une expérience utilisateur optimale tout en améliorant l’efficacité du processus de recouvrement grâce à ses diverses fonctionnalités intégrées.

 

Sur la plateforme ASTON AI Cash Collection, le calcul du DSO (Days Sales Outstanding) et la gestion de la balance âgée sont intégrés dans les tableaux de bord et les rapports de suivi en temps réel. Voici comment ces éléments sont gérés :

• Calcul du DSO : La plateforme permet un suivi précis du DSO ainsi que d’autres indicateurs clés comme le retard moyen et le scoring client. Ces informations sont disponibles en temps réel, permettant ainsi aux utilisateurs d’être informés immédiatement des risques clients .
• Balance âgée : La gestion de la balance âgée est également une fonctionnalité clé, permettant de suivre l’évolution des factures clients en temps réel. Les tableaux de bord fournissent une consolidation des données financières, incluant le DSO et la balance âgée. Cela aide à limiter les risques d’impayés grâce au scoring et à la gestion proactive des litiges .

En résumé, ASTON AI Cash Collection offre une solution complète pour gérer efficacement le poste clients en couvrant tout le processus “Order to Cash” avec des outils avancés pour le reporting et l’analyse financière .

 

Synthèse de l’Offre

Vous souhaitez mettre en place une plateforme de Relance & Recouvrement pour votre entreprise. La solution devra accompagner la croissance de votre entreprise dans sa politique de structuration, de pilotage et d’optimisation de son poste clients :

• Cash Collection
• Gestion des litiges
• Reporting et tableaux de bords, KPI (DSO…), Team following…

L’amélioration du travail des équipes et des workflows collaboratifs étant essentiels, le logiciel doit permettre à chaque agent d’optimiser son travail, de manager ses KPIs et à chaque chef d’équipe d’organiser et de suivre les tâches des collaborateurs.

 

La solution ASTON AI Cash Collection qui répond au mieux à vos objectifs grâce à :

1. Couverture complète du processus
   • Processus de relance/recouvrement du poste clients (order to cash) .
2. Technologies récentes
   • Utilisation des technologies SaaS, Cloud et BI pour la connexion, le stockage et l’analyse des informations financières clients .
3. Expertise dédiée
   • Equipes expertes dédiées à la mise en place, au suivi et à votre accompagnement pour une adoption optimale .

 

Objectifs et besoins identifiés

Vous subissez une augmentation des délais de paiements de vos factures clients et avez des impayés croissants :

• Le processus actuel vous prend beaucoup de temps et d’énergie.
• Vous n’avez pas encore adopté une solution automatique ou celles disponibles sont trop complexes.
• Utilisation occasionnelle d’un cabinet de recouvrement souvent long, incertain et coûteux.
• Objectif : Augmenter votre trésorerie rapidement .

 

Fonctionnalités clés

1. Personnalisation avancée
   • Scénarios personnalisables (pré-relance, relance, recouvrement)
   • Types variés de relances (standard, litige)
   • Moyens diversifiés (téléphone, mail, courrier simple/recommandé, SMS)
   • Personnalisation des modèles de communication
   • Catégorisation précise des litiges .
2. Gestion efficace des données client
   • Import automatisé ou saisie directe
   • Recherche avancée avec critères personnalisables
   • Tableaux de bord dynamiques exportables au format Excel
   • Suivi prioritaire via To do List avec jusqu’à 80% des tâches automatisables .
3. Fiches client synthétiques
   • Vue complète sur le compte client avec indicateurs clés comme DSO et scoring
   • Zone collaborative pour échanges internes sur chaque fiche client – Multi-contact par client intégré .

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